インタビュー
パラッシオ楽々園シービスタ管理組合／理事長
前元利之 (まえもと としゆき) さん (右)
副理事長
吉宗隆 (よしむね たかし) さん (左)
WEB会議での理事会や総会にデジタルを活用、住民が負担なく参加できる環境づくりを
―マンションでデジタルを取り入れようと思ったきっかけを教えてください。
私どものマンションは世帯数が233戸、理事役員15人と大所帯です。マンション設立当時から関わっている副理事長の吉宗さんや各年度で交代する皆さまとともに運営しています。住民の皆さんが協力的であるため、大所帯であっても大きな苦労はありませんでした。しかし、規模が大きいため、協議事項が多く、毎月（12月を除く）理事会を開催する必要があるのが現状です。当マンションの管理会社である株式会社穴吹コミュニティの石本和義さんから理事会運営の効率化に特化したツール「POCKET HOME」（ポケットホーム）を御紹介いただきました。これからの時代に合わせてデジタル技術を上手に取り入れ、住民の皆さんの負担を軽減したいと思い、2022年にこのツールを導入することを決めました。
■POCKET HOMEでできること
マンション理事会のスマートな運営や困りごとへの迅速な対応、生活に役立つ情報配信など8つのコンテンツからなるアプリ。最も代表的なものに「マンションWEB会議」があり、出席できるだけでなく、総会においては事前の投票や当日の議決の投票などが可能。また、公式LINEからの問い合わせにも対応しており、お客さまの各種手続き（退居届・入居届など）がWEB上で可能に。マンションに関するお知らせなどを配信することもできるので、様々な情報をスマート、かつタイムリーに共有できるプラットフォーム。
現在パラッシオ楽々園シービスタでは主に「マンションWEB会議」を利用している。
―本格的に始動されたのはいつ頃からになりますか？
2022年から試験的に導入しましたが、POCKET HOME内にある「マンションWEB会議」の総会機能を活用するためには管理規約の変更手続きが必要でした。この手続きは、その期の理事役員全員（15名）の同意が必要となるため、全員分の同意を取り付けるのに時間を要しました。最終的に2024年5月の総会で管理規約の内容が整備され、同意書を取り付ける必要がなくなったため、本格的な活用が始まりました。現在は、POCKET HOMEの8つの機能のうち、まずは「マンションWEB会議」の機能を活用しています。
毎月の理事会は、対面とオンラインの2通りの形式で運営しています。これにより、これまで参加が難しかった単身赴任の方にも参加してもらうことが可能になり、理事会が延期されることがなくなりました。WEB会議の導入によって、理事会がスムーズに開催されるため、大きなメリットを実感しています。
スマートフォンのアプリを起動してWEB会議の準備をする副理事長の吉宗隆さん。「私たちのような年配には、スマートフォンでの操作と聞くと、一見ハードルが高いように思われがちだが、慣れてしまえば簡単に操作することができる。POCKET HOMEを有効活用できると皆さんの負担が軽減できる」とのこと。
―現在の登録者数は？
現在、役員以外の利用者は20人です。POCKET HOMEを利用してWEB会議に参加してもらうには、事前の登録が必要となります。住民の多くが高齢者であり、これまで特に不便を感じていなかった方々にとって、登録の必要性がまだ理解されていないと思います。また、スマートフォンの操作に苦手意識を持っている方もいるので、理解を広めるために管理会社からの提案を受けて、何度かチラシを配布しています。
新しい取組に対して同意が得られ、スタートしたからには全世帯が登録をしてくれるのが理想ではあります。しかし、色々な考え方があると思うのでそこは柔軟に対応していくつもりです。ただ、「登録してみたいけど、よく分からない」という方に対しては、管理会社の協力を得て、アカウント登録のサポートや使い方の説明などを行い、負担なく取り入れられるよう対策を考えています。
POCKET HOMEを使用したWEB会議の様子。スマホの画面で参加者全員（画面には部屋番号表示）が確認でき、積極的な意見交換にも期待が持てる。
―POCKET HOMEの登録者からはどんな反応がありましたか？
まず、理事役員の皆さんから、「参加しやすくなった」との声をいただいております。理事会はマンション内で開催しているとはいえ、毎月開催するので、会場に出向く負担が少なからずあります。その点、気軽に参加できるWEB会議のメリットは大きいと思います。その他で言うと、POCKET HOMEのアカウント登録には当マンション専用のポータルサイトIDが必要となりますので、部外者の参加が不可能です。安全性が確保されていますので安心して利用できるという声も聞かれます。
―最後に、今後期待することを教えてください。
今後は、マンション住民に向けた総会でもWEB会議を活用したいと思っています。そうなると、より幅広い意見交換が可能となり、議案の合否判定がスムーズになります。今は総会での合否数は手作業で数えていますが、それがアプリ上で自動集計が簡単にできるようになり、皆さんの負担が減ることは間違いないと確信しています。
様々な書類をデータ化して、誰でも簡単に閲覧できるようにもしたいと考えています。そうすることで住民の皆さんにマンション運営により関心を持ってもらえるでしょうし、「知りたい時に情報が得られる」という利便性は大きなメリットだと思います。現在は、理事会や総会の議事録などをPDFで公開しているのですが、世帯全体には届いていないため、登録者数を増やすことに尽力したいと思います。さらに、アプリを活用した管理の利便性が広まることで、「運営に参加してみたい」という後継者が出てきてくれるとうれしいですね。
パラッシオ楽々園シービスタ理事会 取組
2022年
試験的に導入
2024年5月
総会後に本格的に活用
理事会のWEB会議に利用
総会の資料をデジタル化して閲覧可能に
