第５回事例研究会（バックオフィス編）
デジタルの力で事務作業を大幅削減！ 〜業務プロセス全体の標準化、効率化による生産性向上〜
〇セミナー後記（動画）
2025（令和７）年2月5日（水）に第5回事例研究会「デジタルの力で事務作業を大幅削減！〜業務プロセス全体の標準化、効率化による生産性向上〜」をハイブリッド形式で開催しました。
※当日のセミナー内容はこちらからご覧いただけます。（YouTubeへ遷移します。）
１ 概要
本研究会では、講師によるバックオフィス業務の現状と課題の説明、事例企業による取組内容の発表、講師による事例のポイント解説を実施した後、会場参加者にタブレットを使って財務会計システム、経費精算システム、勤怠管理システムを実際に操作していただきました。
２ バックオフィスの現状と課題について
まず、バックオフィス業務についてのアンケート結果では、事務従事者が特に負担が大きいと感じている業務として、「データの入力・集計・照合」「各種社内書類の作成・管理」が挙げられました。次に、それらの業務が負担となっている理由として「システム連携ができていない」が最も多いことが説明されました。
課題への対応としては、規程、手続き（ルール）を統一すること、システム間連携を推進し、蓄積したデータの活用を図っていくべきとの説明がありました。
３ 事例企業の取組内容について
事例企業による取組内容の発表では、吉岡機工株式会社の吉岡常務から、バックオフィスのデジタル化に取り組んだきっかけと現在に至る経緯、取組前後の業務フローの比較についての説明がありました。豪雨災害によって受注が減った時期があり、そのリスクを分散するためにＭ＆Ａを進めましたが、グループ各社でバックオフィス業務がバラバラで非効率だったため、まずはグループ全体の標準化に向けた全体構想を作り、ステップを踏んで進めたとのことでした。具体的には、ＲＰＡによる受発注情報の自動登録、給与システムと勤怠管理システムの連携、販売管理システムと会計システムの連携による売掛消込の自動化について紹介がありました。これらの取組により、残業時間は一昨年比で約３分の２まで減ったとのことでした。
４ 事例のポイント解説について
続いて、講師が、事例のポイントであるバックオフィス業務の標準化手順やＤＸおよびデジタルツールの知識不足をどう補ったかについて、吉岡常務と対話しながら解説しました。
経営層である吉岡常務自らが陣頭に立って全体構想を立案し、まずは身近なところから着手したとのことでした。また、「社内にない知識をひねり出すことはできない」との考えから、広島市の専門家派遣事業等を利用して、デジタルツールの知識や導入のノウハウを得たとのことでした。
若手社員にはDX推進プロジェクトに参加して主体的に取り組んでもらいつつ、ベテラン社員にはデジタル活用による働き方の改善や、小さな成功の積み重ねで理解を得ていくという工夫も語られました。
厳しい経営環境が続くことが予想される状況に、業務の拡大と効率化を同時に追求して対応しようとする、果敢で戦略的な事例でした。
５ デジタルツール体験会について
デジタルツール体験では、まず経費精算システムについて、サンプルのレシートをタブレットのカメラで撮影し、テキスト化機能による自動入力を行いました。その後、自動入力した経費、ネットバンキングやクレジットカードの利用明細、クラウドPOSレジのデータを財務会計システムで自動取込する機能を体験していただきました。
続いて、勤怠管理システムでは、勤怠打刻、休暇申請、給与システムへの勤怠データ自動連携、給与計算を体験していただきました。
実施後のアンケートでは「業務の分析とフローの整備が重要なことがよく分かった」「トップの現場伴走支援による早期の成果確認や、現状へのちょい足し改善の効果の説明など大変参考になった」などのコメントがあり、デジタルツールについてだけでなく、事務担当者のモチベーションへの働きかけについても学んでいただけました。
6 最後に
事例研究会は、2025（令和７）年２月26日（水）に第６回の実施を予定しております。今年度最後の事例研究会となりますので、ぜひご参加ください。
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